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Política para el tratamiento de datos
personales de Renting Colombia S.A.S

11 junio 2021

RENTING COLOMBIA S.A.S. (la ‚ÄúCompa√Ī√≠a‚ÄĚ), establecimiento comercial, identificado con el NIT. 811.011.779-8, con domicilio principal en la direcci√≥n Carrera 52 # 14 ‚Äď 30 Etapa 2, Oficina 340 Medell√≠n, Colombia, l√≠nea gratuita nacional 01 8000 524 444, PBX (604) 514 44 44, correo electr√≥nico servicio@rentingcolombia.com, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de inter√©s respecto de los cuales ejerce tratamiento de informaci√≥n personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adopt√≥ la presente POL√ćTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

11 junio 2021

1. Normatividad aplicable

A continuaci√≥n, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protecci√≥n de datos personales, con cuyo cumplimiento la Compa√Ī√≠a est√° plenamente comprometida y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Pol√≠tica y el Sistema Integral de Gesti√≥n de Datos Personales del GRUPO BANCOLOMBIA.

  • Art√≠culo 15 de la Constituci√≥n Pol√≠tica de Colombia

  • Ley Estatutaria 1266 de 2008

  • Ley 1273 de 2009

  • Ley Estatutaria 1581 de 2012

  • Decreto 1377 de 2013

  • Decreto 886 de 2014

  • Decreto 1074 de 2015

  • T√≠tulo V de la Circular √önica de la Superintendencia de Industria y Comercio

11 junio 2021

2. Contexto y alcance

De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos. Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

En la Compa√Ī√≠a, como responsables o encargados de la informaci√≥n, seg√ļn sea el caso, contamos con una regulaci√≥n especial sobre la Protecci√≥n de los Datos de nuestros grupos de inter√©s, y definimos procesos y pol√≠ticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la informaci√≥n. La compa√Ī√≠a recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina informaci√≥n con la autorizaci√≥n del titular de esta.

Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, entre otras. Renting Colombia S.A.S. obtiene la autorización del titular de los datos a través de diferentes medios, como autorización escrita, verbal o por diferentes medios virtuales para las finalidades descritas en la presente política.

As√≠ mismo, la Compa√Ī√≠a, en el desarrollo de su actividad y gesti√≥n, y con el fin de brindar colaboraci√≥n empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecuci√≥n de sus actividades podr√° efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la informaci√≥n. Se entender√°n que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, la Compa√Ī√≠a y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participaci√≥n accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.

11 junio 2021

3. Destinatarios

La presente pol√≠tica, est√° dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de inter√©s sobre los cuales la Compa√Ī√≠a realiza tratamiento de informaci√≥n personal.

11 junio 2021

4. Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

  • Autorizaci√≥n: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la informaci√≥n para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  • Aviso de privacidad: es la comunicaci√≥n verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la pol√≠tica de protecci√≥n de datos de la Compa√Ī√≠a.

  • Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

  • Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en raz√≥n a su fallecimiento (tambi√©n se pueden entender como herederos o legatarios).

  • Dato Personal: cualquier informaci√≥n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato P√ļblico: dato que la ley o la Constituci√≥n determina como tal, as√≠ como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

  • Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza √≠ntima o reservada s√≥lo es relevante para el titular de la informaci√≥n.

  • Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza √≠ntima, reservada, ni p√ļblica y cuyo conocimiento o divulgaci√≥n puede interesar no s√≥lo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

  • Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci√≥n.

  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jur√≠dica, p√ļblica o privada, que por s√≠ misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jur√≠dica, p√ļblica o privada, que por s√≠ misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales.

  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para la Compa√Ī√≠a ser√°n titulares de la informaci√≥n los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de inter√©s y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por la Compa√Ī√≠a, ya sea directa o indirectamente.

  • Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, env√≠a la informaci√≥n o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pa√≠s.

  • Transmisi√≥n de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicaci√≥n de estos dentro o fuera del territorio de la Rep√ļblica de Colombia cuando tenga por objeto la realizaci√≥n de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  • Tratamiento: cualquier operaci√≥n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci√≥n, almacenamiento, uso, circulaci√≥n o supresi√≥n.

11 junio 2021

5. Principios rectores del tratamiento de datos personales

La Compa√Ī√≠a se compromete con los titulares de la informaci√≥n a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: la Compa√Ī√≠a es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las dem√°s disposiciones que la desarrollen.

  • Principio de finalidad: la Compa√Ī√≠a tratar√° los datos con una finalidad leg√≠tima de acuerdo con la Constituci√≥n y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

  • Principio de libertad: la Compa√Ī√≠a tratar√° los datos s√≥lo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podr√°n ser obtenidos o divulgados sin autorizaci√≥n previa, o en ausencia de mandato legal o judicial.

  • Principio de veracidad o calidad: la informaci√≥n que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En la Compa√Ī√≠a est√° prohibido el tratamiento de datos, fraccionados o que induzcan a error.

  • Principio de transparencia: la Compa√Ī√≠a conoce que los titulares de la informaci√≥n tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, informaci√≥n acerca de la existencia de datos que le conciernan.

  • Principio de acceso y circulaci√≥n restringida: el tratamiento est√° sujeto a los l√≠mites derivados de la naturaleza de los datos personales, de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la Constituci√≥n. En este sentido, el tratamiento s√≥lo podr√° hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepci√≥n de la informaci√≥n p√ļblica, la Compa√Ī√≠a no pondr√° a disposici√≥n los datos personales en Internet u otros medios de divulgaci√≥n o comunicaci√≥n masiva, salvo que el acceso sea t√©cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s√≥lo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.

  • Principio de seguridad: la Compa√Ī√≠a manejar√° la informaci√≥n sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, con las medidas t√©cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci√≥n, p√©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p√ļblicos est√°n obligadas a garantizar la reserva de la informaci√≥n, inclusive despu√©s de finalizada su relaci√≥n con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo s√≥lo realizar suministro o comunicaci√≥n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los t√©rminos de esta.

11 junio 2021

6. Autorizaciones

La Compa√Ī√≠a solicitar√° la autorizaci√≥n de manera que el titular de la informaci√≥n otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, la Compa√Ī√≠a recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina informaci√≥n personal, para lo cual obtiene la previa autorizaci√≥n del titular.

La Compa√Ī√≠a como operador de la franquicia de LOCALIZA RENT A CAR, solicitar√° autorizaci√≥n a los clientes vinculados a trav√©s de la franquicia, para transferir los datos personales, a nivel nacional e internacional, del titular a Localiza Rent a Car Brasil como franquiciante.

La autorizaci√≥n que le otorgan los titulares de la informaci√≥n a la Compa√Ī√≠a permite entre otras cosas, la realizaci√≥n de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar informaci√≥n de los productos y servicios, as√≠ como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de informaci√≥n y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral 7 finalidades). La Compa√Ī√≠a conservar√° prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la informaci√≥n.

As√≠ mismo, en la Compa√Ī√≠a cuando se trate de informaci√≥n que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendr√°n las siguientes consideraciones especiales:

a. Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, la Compa√Ī√≠a informar√° al titular de los datos lo siguiente:

  • Para el tratamiento de este tipo de informaci√≥n el titular no est√° obligado a dar su autorizaci√≥n o consentimiento.

  • Se informar√° de forma expl√≠cita y previa qu√© tipo de datos sensibles ser√°n solicitados.

  • Se comunicar√° el tratamiento y la finalidad que se le dar√° a los datos sensibles.

  • La autorizaci√≥n de los datos sensibles ser√° previa, expresa y clara.

 

b. Datos de ni√Īos, ni√Īas y adolescentes.

La Compa√Ī√≠a se asegurar√° que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los ni√Īos, ni√Īas y adolescentes. En este sentido, se proteger√° su car√°cter especial y velar√° por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los art√≠culos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los art√≠culos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y dem√°s normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, la Compa√Ī√≠a actuar√° de conformidad con lo siguiente:

Se solicitar√° autorizaci√≥n del representante legal del ni√Īo, ni√Īa o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opini√≥n que ser√° valorada teniendo en cuenta la madurez, autonom√≠a y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.

Se informar√° el car√°cter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los ni√Īos, ni√Īas o adolescentes.

Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

La Compa√Ī√≠a informa a todos sus grupos de inter√©s que, de conformidad con el art√≠culo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorizaci√≥n del titular no ser√° necesaria cuando se trate de:

1. Informaci√≥n requerida por una entidad p√ļblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza p√ļblica.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11 junio 2021

7. Finalidades

Las siguientes son las principales finalidades con las que la Compa√Ī√≠a realiza el tratamiento de la informaci√≥n personal:

Clientes y/o usuarios

  • Establecer, mantener y terminar la relaci√≥n contractual.

  • Cumplir y hacer cumplir las obligaciones derivadas de los contratos comerciales entre la Compa√Ī√≠a y el cliente.

  • Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.

  • Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la informaci√≥n del cliente.

  • Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administraci√≥n de productos y servicios., as√≠ mismo para compartir la informaci√≥n con diversos actores del mercado.

  • Ofrecer y prestar productos o servicios a trav√©s de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnol√≥gicos.

  • Entregar informaci√≥n a las entidades del Grupo Bancolombia para el ofrecimiento de campa√Īas comerciales actuales y futuras, promoci√≥n de productos y servicios tanto propios como de terceros, y dem√°s comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telef√≥nica, mensaje de texto, correo electr√≥nico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integraci√≥n o mensajer√≠a instant√°nea, entre otros.

  • Realizar la gesti√≥n de cobranza y recuperaci√≥n de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal funci√≥n.

  • Suministrar informaci√≥n comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra √≠ndole.

  • Compartir informaci√≥n del cliente a los aliados de la Compa√Ī√≠a con el fin de acceder o redimir beneficios otorgados por la adquisici√≥n de bienes y servicios.

  • Conocer la ubicaci√≥n, geolocalizaci√≥n y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad, monitoreo, ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.

  • Efectuar an√°lisis e investigaciones comerciales, estad√≠sticas, de riesgos y de mercado, financiera, incluyendo contactar al cliente para estos fines.

  • Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA, con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de informaci√≥n, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.

  • Prevenir el lavado de activos, la financiaci√≥n del terrorismo, as√≠ como detectar el fraude, corrupci√≥n, y otras actividades ilegales.

  • Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducci√≥n de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.

  • Realizar encuestas de satisfacci√≥n concerniente a los servicios prestados o productos vendidos.

  • Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos p√ļblicas que tengan como funci√≥n la administraci√≥n de datos de esta naturaleza.


Proveedores y aliados

  • La informaci√≥n solicitada al proveedor o aliado podr√° incluir informaci√≥n de la persona natural o jur√≠dica seg√ļn corresponda. As√≠ mismo, es posible que se solicite informaci√≥n de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna funci√≥n o relaci√≥n con la Compa√Ī√≠a que por la labor desempe√Īada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organizaci√≥n.

  • Realizar el proceso de vinculaci√≥n del proveedor o aliado con la Organizaci√≥n, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, log√≠sticos, entre otros.

  • Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiaci√≥n del terrorismo, as√≠ como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupci√≥n y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relaci√≥n con la operaci√≥n de la Compa√Ī√≠a.

  • Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.

  • Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contrataci√≥n dentro de la Compa√Ī√≠a.

  • Ofrecer y prestar productos o servicios a trav√©s de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnol√≥gicos.

  • Efectuar an√°lisis e investigaciones comerciales, estad√≠sticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.


Aspirantes

  • Realizar la evaluaci√≥n de ingreso y el proceso de vinculaci√≥n del aspirante.

  • Verificar la informaci√≥n personal, familiar, laboral, profesional e hist√≥rica de los candidatos que participan en los diferentes procesos de la Compa√Ī√≠a, el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

  • Realizar estad√≠sticas demogr√°ficas, sociales y econ√≥micas y actualizaci√≥n de datos personales.

  • Invitaci√≥n a otros procesos de selecci√≥n.

  • Celebrar convenios con terceros que faciliten el cumplimiento de estas finalidades y cualquier otro fin leg√≠timo que permita ejercer el cumplimiento de las finalidades definidas en esta pol√≠tica.


Empleados

  • El tratamiento de la informaci√≥n personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gesti√≥n de las relaciones laborales existentes con √©stos, as√≠ como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organizaci√≥n. Entre las cuales resaltamos las siguientes:

  • Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartir√° su informaci√≥n para los fines relacionados con el objeto del contrato.

  • Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.

  • Acceso y autorizaci√≥n de los beneficios establecidos por el empleador, seg√ļn los requisitos definidos en cada caso.

  • Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y pol√≠ticas internas asociadas al Sistema de Prevenci√≥n del Riesgo de Lavado de Activos y Financiaci√≥n del Terrorismo, as√≠ como el cumplimiento con est√°ndares de √©tica e integridad establecidos por la Compa√Ī√≠a.

  • Tratar la informaci√≥n de EL EMPLEADO con ocasi√≥n del relacionamiento de √©ste con los fondos de empleados, fondos mutuos de inversi√≥n, bancos, corredores de seguros, entidades relacionadas con el Grupo Bancolombia y cajas de compensaci√≥n, u otros terceros que cumplan funciones similares a las de estas entidades, o que puedan ofrecer productos de inter√©s a EL EMPLEADO y a las cuales EL EMPLEADO haya autorizado previamente para conocer su informaci√≥n.

  • Trat√°ndose de excolaboradores, la Compa√Ī√≠a almacenar√°, aun despu√©s de finalizado el contrato de trabajo, la informaci√≥n necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relaci√≥n laboral que existi√≥ conforme a la legislaci√≥n colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selecci√≥n.


Accionistas

  • La informaci√≥n y los datos personales de los accionistas, incluida informaci√≥n personal, de contacto, as√≠ como la informaci√≥n y documentaci√≥n suministrada a trav√©s de canales virtuales, canal telef√≥nico, correo electr√≥nico y actualizaciones de informaci√≥n ser√°n recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por la Compa√Ī√≠a y/o por los terceros designados por √©ste, para los siguientes fines:

  • Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.

  • Realizar las actividades de administraci√≥n integral del libro de registro de accionistas.

  • Brindar la informaci√≥n relacionada con tr√°mites, quejas y solicitudes de los accionistas.

  • Dar acceso a la informaci√≥n a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.

  • Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiaci√≥n del Terrorismo y de corrupci√≥n.

  • El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relaci√≥n emisor ‚Äď accionistas.


Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

  • Contar con informaci√≥n de cada uno de los empleados, personal externo y Outsourcing que labora al servicio de la Compa√Ī√≠a y de los visitantes que ingresen a las instalaciones de la organizaci√≥n.

  • Controlar e identificar el acceso a las agencias, sedes administrativas y dem√°s instalaciones operativas.

  • Mantener la seguridad y control de accesos a las instalaciones y agencias.

  • La Compa√Ī√≠a les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compa√Ī√≠a, se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

11 junio 2021

8. Almacenamiento de la información

El almacenamiento de la información se realiza de manera física y/o digital en medios y ambientes que cuentan con los controles adecuados para la protección de los datos personales. Estos incluyen controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas en instalaciones propias y/o centros documentales administrados por terceros.

11 junio 2021

9. Duración del tratamiento y vigencia de las bases de datos

Los datos personales estar√°n sujetos a tratamiento por la Compa√Ī√≠a durante el t√©rmino contractual en el que el titular de la informaci√≥n tenga el producto, servicio, contrato o relaci√≥n, m√°s el t√©rmino que establezca la ley.

11 junio 2021

10. Derechos del titular

Los titulares de la informaci√≥n que es objeto de tratamiento por la Compa√Ī√≠a podr√°n:

  • Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que la Compa√Ī√≠a realiza sobre los datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorizaci√≥n otorgada a la Compa√Ī√≠a salvo cuando expresamente se except√ļe como requisito para el Tratamiento.

  • Ser informado por parte de la Compa√Ī√≠a, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

  • Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulaci√≥n vigente en materia de Protecci√≥n de Datos Personales.

  • Solicitar revocatoria de la autorizaci√≥n y/o supresi√≥n de un dato personal en el caso de determinarse que la Compa√Ī√≠a presenta una conducta contraria a la regulaci√≥n vigente. La solicitud de supresi√≥n o revocatoria no proceder√° cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Compa√Ī√≠a.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podr√° ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el titular, quien deber√° acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposici√≥n el responsable.

  • Por sus causahabientes, quienes deber√°n acreditar tal calidad.

  • Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditaci√≥n de la representaci√≥n o apoderamiento.

  • Por estipulaci√≥n a favor de otro o para otro.

  • Los derechos de los ni√Īos, ni√Īas o adolescentes se ejercer√°n por las personas que est√©n facultadas para representarlos.

11 junio 2021

11. Deberes de RENTING COLOMBIA S.A.S.

La Compa√Ī√≠a como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

  • Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

  • Solicitar y conservar copia de la autorizaci√≥n otorgada por el titular o prueba de √©sta.

  • Informar al titular sobre las finalidades de la recolecci√≥n, los usos de sus datos personales y sus derechos en raz√≥n a la autorizaci√≥n otorgada.

  • Conservar la informaci√≥n en condiciones de seguridad para prevenir su adulteraci√≥n, p√©rdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

  • Garantizar que la informaci√≥n suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la informaci√≥n que tenga alg√ļn tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relaci√≥n con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la informaci√≥n est√© actualizada.

  • Rectificar la informaci√≥n cuando tome conocimiento de que es incorrecta.

  • Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la informaci√≥n personal de la cual es responsable la Compa√Ī√≠a, cuenten con medidas y pol√≠ticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha informaci√≥n. Asimismo, les exigir√° acogerse y dar aplicaci√≥n a lo previsto en la presente Pol√≠tica de Tratamiento Datos Personales y dem√°s lineamientos establecidos por la Compa√Ī√≠a o certificar que sus pol√≠ticas internas recogen cuando menos las disposiciones aqu√≠ previstas. En caso de no ser posible la emisi√≥n de la certificaci√≥n, la Compa√Ī√≠a deber√° corroborar que las pol√≠ticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aqu√≠ previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deber√°n adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protecci√≥n adoptado por la Compa√Ī√≠a.

  • Darle tr√°mite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Pol√≠tica y en la ley.

  • Informar a la autoridad de protecci√≥n de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administraci√≥n de la informaci√≥n de los titulares.

11 junio 2021

12. Atención de consultas, quejas y reclamos

Los titulares de la informaci√≥n cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podr√°n hacer uso de los siguientes mecanismos, los cuales ser√°n atendidos por el Centro Integral de Servicios de la Compa√Ī√≠a:

a. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un inter√©s leg√≠timo, podr√°n solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de la Compa√Ī√≠a.

De acuerdo con lo anterior, la Compa√Ī√≠a garantizar√° el derecho de consulta, d√°ndole a conocer la informaci√≥n personal vinculada al titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la informaci√≥n, constancias de la autorizaci√≥n otorgada por el titular, usos y finalidades de la informaci√≥n personal, o cualquier otra consulta relacionada con la informaci√≥n personal entregada por parte del titular, deber√°n presentarse por medio de los canales habilitados por la Compa√Ī√≠a.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del t√©rmino previsto, se informar√° al interesado, se√Īalando los motivos de la demora y la fecha en que se atender√° la consulta, la cual no superar√° los cinco (5) d√≠as h√°biles siguientes al vencimiento del primer t√©rmino, de conformidad con lo establecido en el art√≠culo 14 de la Ley 1581 de 2012.


b. Reclamos

Corrección, actualización, supresión y revocatoria

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un inter√©s leg√≠timo, que considere que la informaci√≥n contenida en alguna de las bases de datos de la Compa√Ī√≠a deba ser objeto de correcci√≥n, actualizaci√≥n o supresi√≥n o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podr√°n presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del art√≠culo 15 de la misma ley.

c. Requisitos para presentar un reclamo:

  • Identificaci√≥n del titular o de quien est√° presentando la reclamaci√≥n, se√Īalando su nombre y n√ļmero de identificaci√≥n.

  • Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.

  • Acreditar el inter√©s leg√≠timo con el que act√ļa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.

  • Se√Īalar el tel√©fono, la direcci√≥n f√≠sica o electr√≥nica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo est√° incompleto se requerir√° al interesado dentro de los cinco (5) d√≠as siguientes a la recepci√≥n de este para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci√≥n requerida, la Compa√Ī√≠a entender√° que ha desistido del reclamo.

Cuando la Compa√Ī√≠a no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dar√° traslado a quien corresponda en un t√©rmino m√°ximo de dos (2) d√≠as h√°biles, y se informar√° de dicha situaci√≥n al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluir√° en la base de datos una leyenda que diga "en tr√°mite‚ÄĚ y el motivo de este, en un t√©rmino no mayor a dos (2) d√≠as h√°biles. Esta leyenda permanecer√° hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustar√° de acuerdo con los procedimientos internos.

Ahora bien, el t√©rmino m√°ximo para atender el reclamo ser√° de quince (15) d√≠as h√°biles contados a partir del d√≠a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho t√©rmino, se informar√° al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolver√° su reclamo, la cual en ning√ļn caso podr√° superar los ocho (8) d√≠as h√°biles siguientes al vencimiento del primer t√©rmino.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un inter√©s leg√≠timo, podr√°n presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero s√≥lo una vez hayan agotado el tr√°mite de consulta o reclamo ante la Compa√Ī√≠a como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el art√≠culo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Supresión de la información

En caso de solicitar la supresi√≥n de toda o parte de su informaci√≥n personal deber√° tener en cuenta que la Compa√Ī√≠a analizar√° el requerimiento realizado. Sin embargo, no proceder√° la supresi√≥n de la informaci√≥n en caso de que el titular tenga alg√ļn deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra la Compa√Ī√≠a.


Revocatoria de la autorización

En caso de solicitar la revocatoria de la autorizaci√≥n de sus datos personales, la Compa√Ī√≠a analizar√° el requerimiento realizado y comunicar√° al titular si esta revocatoria procede.

No obstante, no proceder√° la revocatoria de la autorizaci√≥n en caso de que el titular tenga alg√ļn deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra la Compa√Ī√≠a.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitar√°n de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.


c. Canales de atención de consultas, quejas y reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de la Compa√Ī√≠a con el objetivo de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, o revocar la autorizaci√≥n deber√°n ser dirigidas:

  • El correo electr√≥nico servicio@rentingcolombia.com

  • √Ārea de Riesgos de Renting Colombia en la direcci√≥n: Carrera 52 # 14-30 Etapa 2, oficina 340, Medell√≠n, Colombia.

11 junio 2021

13. Transferencia y transmisión de datos personales

Eventualmente la Compa√Ī√≠a, como responsable de la informaci√≥n personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podr√° realizar transferencia o transmisi√≥n nacional o internacional de datos.

La Compa√Ī√≠a est√° comprometida con verificar el nivel de los est√°ndares de protecci√≥n y seguridad del pa√≠s receptor de la informaci√≥n personal, realizar la declaraci√≥n de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jur√≠dico que garantice la protecci√≥n de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relaci√≥n de intercambio, la Compa√Ī√≠a, ha adoptado diversos lineamientos para la relaci√≥n con terceros, con el fin de proteger la informaci√≥n objeto de esta actividad.
En aras de proteger la informaci√≥n, la Compa√Ī√≠a, verificar√° si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al pa√≠s respectivo en la lista de pa√≠ses que ofrecen un nivel adecuado de protecci√≥n de datos o revisar√° la normativa vigente en el pa√≠s receptor de la informaci√≥n, para determinar si se cuenta con las condiciones id√≥neas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la informaci√≥n objeto de transmisi√≥n o transferencia.

Relacionamiento con terceros y/o encargados

En desarrollo de esta Pol√≠tica y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, la Compa√Ī√≠a velar√° porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al r√©gimen de protecci√≥n de datos personales en Colombia.

En atenci√≥n a lo anterior, la Compa√Ī√≠a, sin perjuicio de toda la documentaci√≥n, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorizaci√≥n para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podr√° solicitar a terceros y/o encargados informaci√≥n id√≥nea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente pol√≠tica y en el r√©gimen de protecci√≥n de datos personales en Colombia.

En este sentido, la Compa√Ī√≠a podr√° solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relaci√≥n que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del r√©gimen de protecci√≥n de datos personales. De tal forma que se podr√° solicitar una revisi√≥n y supervisi√≥n de forma eventual o peri√≥dica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gesti√≥n realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podr√°n coordinarse para validar el cumplimiento.

11 junio 2021

14. Cookies

La Compa√Ī√≠a en aras de mejorar su servicio en los sitios web y aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de los clientes y usuarios, monitorear informaci√≥n estad√≠stica, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnol√≥gicos y/o digitales.

La informaci√≥n que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no ser√° utilizada para identificar y/o revelar la informaci√≥n del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios, tales como: n√ļmero de tarjetas d√©bito o cr√©dito, u otra informaci√≥n de car√°cter financiero o crediticio.

11 junio 2021

15. Política y lineamientos complementarios y modificaciones de la presente política

En virtud, de la presente pol√≠tica, la Compa√Ī√≠a podr√° desarrollar pol√≠ticas sobre aspectos espec√≠ficos (por ejemplo, pol√≠tica de cookies), as√≠ como lineamientos, directrices y circulares orientadas a su implementaci√≥n, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta pol√≠tica.

Esta pol√≠tica puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas pr√°cticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualizaci√≥n se pondr√° a disposici√≥n de los titulares de la informaci√≥n personal en la p√°gina web www.rentingcolombia.com secci√≥n Pol√≠tica de Tratamiento de Datos o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificaci√≥n o actualizaci√≥n, seg√ļn sea el caso.

11 junio 2021

16. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación (25 de junio de 2024).