Digitalización de procesos: ¿qué es y por qué es importante?

El teletrabajo, el e-learning, pedir domicilios por medio del celular y el comercio electrónico hacen parte de la transformación digital de las empresas en todo el mundo y ahora se volvieron parte de nuestro día a día.

¿Por qué deberías usarla también en tu compañía? Te contamos.

Uno de los mayores cambios que nos trajo la pandemia es el uso de la tecnología para realizar la mayoría de nuestras actividades laborales.

No obstante, esta adopción no solo se quedó en nuestros hogares. Cuando usamos el carro en el día a día o en un viaje de negocios utilizamos aplicaciones que nos muestran en tiempo real la mejor ruta para llegar a nuestro destino, hacemos uso del celular para revisar el menú de un restaurante y en algunas ciudades existen estaciones de bus con el tiempo estimado para que llegue el próximo vehículo.

Todos estos son ejemplos del fenómeno de transformación digital que han venido viviendo las empresas, del cual seguramente has oído hablar o has visto en las noticias o redes sociales recientemente y que cada vez vemos más en nuestro país. Aquí te explicamos qué es y cómo implementarla en tu empresa.

Enmascarar grupo 11Sigue leyendo: Localiza Rent a Car: la empresa de alquiler de autos líder en Colombia.

¿Qué es la digitalización de procesos?

Una de las definiciones más utilizadas sobre este tema es el uso de tecnologías digitales o de la cuarta revolución industrial, que son empleadas para cambiar el modelo de negocio de las empresas o la forma de realizar un proceso, con el fin de que estos cambios proporcionen nuevos ingresos y oportunidades de generación de valor.

Dentro de estas transiciones encontramos cómo el scanner y posteriormente el almacenamiento en la nube cambiaron el mercado de la papelería o cómo la entrada del comercio electrónico y los domicilios en tiempo real cambiaron la forma de operar el transporte de mercancías y alimentos.

Podríamos resumir esta estrategia como el paso de lo análogo al mundo digital, y se viene implementando en empresas de diferentes sectores de la industria.

La digitalización es una oportunidad para generar valor de una manera innovadora.

Existen diferentes formas de implementar procesos de digitalización en las empresas, sin embargo, la mayoría de estas se encuentran apalancadas en distintas tecnologías de la industria 4.0 o de la llamada cuarta revolución industrial.

Entre las tecnologías que pueden incluirse en esta categoría se pueden encontrar:

digitalización de procesos- Localiza

¿Cuáles son los tipos de digitalización?

Digitalización de documentos o información

Este proceso implica la conversión de documentos análogos a digitales. Puede hacerse para que los documentos sean más accesibles, convirtiéndolos en archivos electrónicos. Algunos ejemplos son:

  • Bases de datos: es una colección de datos que, organizada de manera digital, facilita la búsqueda, permite ahorra espacio y almacenar mucha más información. Puede crearse desde cero o extraerse de un documento o archivo existente.

  • Libros electrónicos y artículos de revistas electrónicas: son perfectos para entregar contenidos por vía electrónica a los clientes o consumidores a través de internet

  • Sitios web: Su carácter virtual permite a las empresas difundir información de interés con sus stakeholders.

Digitalización de procesos

Se refiere a la digitalización de ciertos procesos que solían ser análogos utilizando herramientas digitales como formularios, firmas digitales o páginas web. Los beneficios de la digitalización de los procesos incluyen: 

  • Mejora de la eficiencia: los procesos digitalizados son más eficientes porque son más fáciles y rápidos. Esto se traduce en una mejora de la productividad y en una finalización más rápida de las tareas.

  • Precisión: los procesos digitalizados son más precisos porque se llevan a cabo utilizando herramientas precisas que eliminan cualquier posible error o confusión. Esto hace que se invierta menos tiempo en correcciones y se mejore aún más la eficiencia del flujo de trabajo.

  • Mejora de la comunicación: los procesos digitalizados facilitan una mejor comunicación entre las distintas partes de la empresa. Esto conduce a una mejora del servicio al cliente y a una reducción de los plazos de entrega de los servicios o productos solicitados.

 

Importancia de la digitalización en las empresas

La digitalización de procesos te permitirá optimizar la forma en la que tu empresa funciona, mantener tu estrategia actual con productos más eficientes y lograr una penetración del mercado de nuevos segmentos con productos que antes no se tenían disponibles.

No obstante, estas no son las únicas ventajas, entre los beneficios de la digitalización de procesos también se pueden encontrar:

  • Automatización de procesos que antes debían realizarse de manera manual.

  • Optimizar el tiempo

  • Aumento de la cantidad de información disponible a la hora de la toma de decisiones (trazabilidad).

  • Disminución de gastos operativos.

  • Posibilidad de ofrecer servicios a nivel global.

  • Generación de procesos más eficientes.

¿Cómo hacer el proceso de digitalización de una empresa?

No hay una respuesta única a esta pregunta, ya que el proceso de digitalización de una empresa varía en función del tipo de negocio y de las necesidades específicas. Sin embargo, algunos consejos sobre cómo realizar el proceso de digitalización de una empresa podrían ser:

  • Determinar qué procesos deben ser digitalizados y revisar aquellos que son más importantes para la empresa. 

  • Involucrar a las principales partes interesadas (como clientes, empleados, gerentes) para entender sus necesidades y la mejor manera de satisfacerlas. 

  • Identificar y utilizar los recursos tecnológicos existentes (como bases de datos, programas informáticos) y trazar un plan para mejorar el proceso de digitalización.

proceso de digitalización de una empresa

Enmascarar grupo 11Te puede interesar: Objetivos de la planeación financiera en tu empresa.


Lo que puedes lograr con la digitalización de procesos

Una vez implementados los procesos de digitalización empresarial, se pueden esperar algunas funciones como:

  • Utilizar el poder de los datos: tecnologías como el Big Data y la inteligencia artificial permiten identificar patrones de consumo y producción para que estos sean optimizados de forma que se genere el mayor valor para la empresa.

  • Acceder a nuevos negocios: es la oportunidad de generar nuevos productos o servicios que aprovechen la tecnología sin necesidad de aumentar la capacidad física (modelo de subscripción, e-learning, entre otros).

  • Más cerca de los clientes: las personas se encuentran conectadas al internet la mayoría del tiempo. Así, las empresas que se encuentran en el mundo digital tienen la capacidad de entender mejor a su cliente y ofrecer los productos que cumplen con sus necesidades.

  • Consistencia y eficiencia: al tener implementados procesos de digitalización en la fabricación de productos y forma de ofrecer servicios, se puede ofrecer lo mismo con una mayor confianza en su calidad.

Conectar tu empresa a la era digital es posible e incluso necesario, pues el mundo de los negocios ya está inmerso en esta nueva dinámica, además, los clientes y usuarios ya interactúan más a través del internet, así que llegar a ellos con tus productos y servicios, por medio de la digitalización, te pondrá a la vanguardia del mercado, así como lo puedes estar con el alquiler de vehículos.

Será más rápido, eficiente y económico

para tu empresa

¡Descúbrelo!

 

También te puede interesar

septiembre 28,2022 -

Pasos para crear un modelo de negocio exitoso

Si te interesa saber cuáles son los pasos iniciales para la generación de modelos de negocio y tipos de modelos de negocios que existen hoy, quédate ...

Leer más
septiembre 28,2022 -

Visitas comerciales más eficientes con carros Localiza

Localiza te ofrece soluciones clave en el transporte empresarial, ya sea para llevar mercancías, movilizar personal o llegar bien presentados a una ...

Leer más
septiembre 28,2022 - Transporte empresarial

Así funciona el alquiler de carros por mes con Localiza

Fecha de actualización: noviembre 29, 2021 Conoce las ventajas de contar con vehículos modernos y seguros para la fuerza de ventas, o para otros ...

Leer más