¿Tus viajes de negocios generan más gastos de los esperados? Descubre qué son los viáticos y cómo optimizarlos. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para gestionar tus gastos de viaje de manera eficiente y cumplir con la normativa vigente.
Los viáticos son los gastos que incurre un empleado durante un viaje realizado por motivos laborales. Estos costos están destinados a cubrir las necesidades básicas del viajero y pueden incluir:
Transporte: gastos de transporte, como pasajes de avión, tren, o el uso de vehículos alquilados.
Alojamiento: costos de hospedaje en hoteles u otros lugares de alojamiento durante el viaje.
Alimentación: gastos en comidas y bebidas mientras se está fuera de la oficina
Otros Gastos:cualquier otro gasto necesario para llevar a cabo actividades relacionadas con el trabajo, como tarifas de estacionamiento, peajes, o inscripciones a conferencias.
Los viáticos son deducibles de impuestos para las empresas, siempre que sean considerados razonables y necesarios para el desarrollo de actividades comerciales. Esto significa que:
Gastos Razonables: Los gastos deben ser proporcionales y apropiados según el contexto del viaje.
Exclusiones: No se pueden deducir aquellos gastos que sean considerados lujosos, extravagantes o que no estén directamente relacionados con la actividad laboral, así como aquellos que sean de naturaleza personal.
Una correcta gestión de viáticos no solo asegura el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también permite a las empresas optimizar sus costos y mejorar la planificación de sus viajes de negocios.
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Según el Código Sustantivo del Trabajo en su Artículo 130.
1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.
Los viáticos permanentes son aquellos que se pagan regularmente al trabajador para que pueda desempeñar sus labores, que por su naturaleza exigen la constante movilización del trabajador.
Es el caso por ejemplo de un representante de ventas o visitador médico cuyo trabajo es visitar clientes en distintas ciudades.
No es el caso de un trabajador que un día cualquiera es enviado a otra ciudad u oficina a entregar una documentación, pues en primer lugar ese no es su trabajo, y en segundo lugar se trató de una actividad ocasional.
Así mismo, los viáticos ocasionales corresponden a los gastos de viáticos que se pagan al trabajador que ocasionalmente debe desplazarse, que lo hace de vez en cuando porque la naturaleza de su actividad no implica su constante movilización.
Según el mismo portal, el ejemplo más certero sería “un auditor que una vez al mes viaja a una sede de la empresa se considera ocasional, aunque lo haga cada mes”.
Por lo general los viáticos no constituyen salario y los viáticos accidentales nunca constituirán salario y no se tendrán en cuenta a la hora de realizar la liquidación de las prestaciones sociales, ni tampoco como base de cotización para realizar los aportes a seguridad sociales (salud, pensión, ARL), y parafiscales.
Sin embargo, según la revista Ámbito Jurídico de Legis: “de acuerdo con lo previsto en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, pero no en lo que tiene que ver con medios de transporte y gastos de representación.”
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Según el portal Gerencie.com, “si el trabajador debe realizar un viaje en la ejecución del contrato de trabajo, debe recibir lo necesario para sustentarse durante ese viaje, que no debe ser financiado de su propio salario”.
Tal vez te preguntes, ¿qué incluyen los viáticos? Según la Sentencia C-81 de 1996, de la Corte Constitucional, el legislador podía excluir como factor salarial aquellos viáticos permanentes para gastos de representación o transporte, por considerar que ellos no son una retribución por la labor del trabajador, ni sirven para satisfacer sus necesidades.
Por lo anterior, es de suma importancia que el empleador presupueste correctamente los viáticos que se le paga al trabajador en cada viaje, para que pueda fijar con claridad la proporción o distribución según cada concepto, ya sea: alimentación, alojamiento, transporte o gastos de representación.
Según el portal Gerencie.com, “si el trabajador debe realizar un viaje en la ejecución del contrato de trabajo, debe recibir lo necesario para sustentarse durante ese viaje, que no debe ser financiado de su propio salario”. A continuación, un ejemplo clarificador:
| Concepto | Naturaleza |
| Alimentación | Salarial |
| Alojamiento | Salarial |
| Transporte | No salarial |
| Gastos de representación | No salarial |
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