¿Qué son los viáticos en Colombia y cómo funcionan en 2026?
Los viáticos son los gastos que una empresa reconoce a un trabajador cuando se desplaza por motivos laborales: transporte, alojamiento, alimentación y otros costos asociados. Entender cómo se clasifican, cuándo constituyen salario y cómo se actualizan cada año es clave para que tu empresa diseñe una política de viáticos que cumpla con la ley y sea sostenible para las finanzas del negocio.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son los recursos que la empresa entrega a un colaborador para cubrir los gastos generados por una comisión o desplazamiento de trabajo fuera de su sitio habitual de labores. Cubren principalmente transporte, alojamiento y alimentación, y en algunos casos otros gastos asociados a la comisión.
Deducciones fiscales
Los viáticos solo son deducibles fiscalmente cuando son razonables y necesarios para el desarrollo de la actividad comercial de la empresa, lo que excluye gastos de lujo o de carácter personal. Para 2026, el valor de la UVT (Unidad de Valor Tributario) es de $52.374, según la Resolución DIAN 000238 del 15 de diciembre de 2025, una referencia clave para calcular topes y beneficios tributarios asociados a estos gastos.
Importancia de la gestión de viáticos
Una política de viáticos bien definida permite controlar costos, cumplir con la normativa laboral y tributaria, y evitar que pagos pensados como reembolso de gastos terminen constituyendo salario sin que la empresa lo haya previsto, con el consiguiente impacto en prestaciones sociales y aportes a seguridad social.
Viáticos permanentes vs. ocasionales
La clasificación entre viáticos permanentes y ocasionales determina, entre otras cosas, si constituyen salario.
| Tipo | Descripción | Ejemplo |
| Permanentes | Pago regular para cargos que, por la naturaleza del trabajo, requieren desplazamiento constante. | Vendedor o supervisor de zona con rutas periódicas. |
| Ocasionales | Desplazamiento esporádico, que no es inherente a las funciones habituales del cargo. | Asistir a una capacitación o evento puntual fuera de la ciudad. |
¿Cuándo los viáticos constituyen salario?
El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo establece que los viáticos permanentes que cubren manutención y alojamiento constituyen salario, mientras que los destinados a transporte y gastos de representación no. Los viáticos ocasionales, en cambio, no constituyen salario en ningún caso. La Sentencia C-81 de 1996 de la Corte Constitucional confirmó que el legislador puede excluir como factor salarial los viáticos permanentes destinados a transporte y representación.
| Concepto | ¿Constituye salario? |
| Alimentación (viático permanente) | Sí, constituye salario |
| Alojamiento (viático permanente) | Sí, constituye salario |
| Transporte | No constituye salario |
| Gastos de representación | No constituye salario |
| Viáticos ocasionales (cualquier concepto) | No constituyen salario en ningún caso |
¿Qué gastos cubren los viáticos?
En la práctica, una política de viáticos suele cubrir:
- Transporte: terrestre, aéreo, combustible o uso de vehículo propio o de la empresa.
- Alojamiento: hospedaje en hoteles u otros alojamientos durante la comisión.
- Alimentación: comidas durante el desplazamiento.
- Otros gastos asociados: peajes, parqueaderos y comunicaciones necesarias para la labor.
Viáticos en 2026: UVT y referencia de actualización
Cada año cambian las cifras de referencia que las empresas usan para ajustar sus políticas de viáticos. Para 2026, el valor de la UVT es de $52.374 (Resolución DIAN 000238 del 15 de diciembre de 2025), base para calcular topes tributarios relacionados con estos gastos.
Adicionalmente, el Decreto 0314 de 2026 ajustó en un 7% la escala de viáticos para empleados públicos, y mantiene la regla de que cuando la comisión no requiere pernoctar, solo se reconoce hasta el 50% del valor fijado. Aunque esta escala aplica al sector público, suele tomarse como referencia de mercado por empresas privadas para actualizar sus propias políticas de viáticos cada año.
Cómo el renting corporativo reduce el costo de viáticos en transporte
En cargos con desplazamientos frecuentes, el componente de transporte suele ser el rubro más variable y difícil de controlar dentro de los viáticos. Contar con una flota propia mediante renting corporativo reduce esa variabilidad: en lugar de reembolsar transporte caso por caso, la empresa dispone de vehículos asignados, lo que aporta a capital circulante: qué es y cómo mejorarlo y es parte de una estrategia más amplia de optimización de costos operativos.
Si tu empresa tiene cargos que requieren movilidad constante, vale la pena revisar qué vehículo para transporte liviano se ajusta a la operación, conocer cuánto cuesta alquilar un carro en Colombia en 2026 y entender por qué el alquiler como herramienta de productividad puede ser más eficiente que asumir viáticos de transporte de forma recurrente.
Preguntas frecuentes
¿Los viáticos pagan impuestos?
Los viáticos que constituyen salario (alimentación y alojamiento, si son permanentes) se incluyen en la base de aportes a seguridad social y prestaciones. Los destinados a transporte y representación, y los viáticos ocasionales, no constituyen salario y por tanto no hacen parte de esa base.
¿Qué pasa si los viáticos superan un monto razonable?
Si los gastos no son razonables o necesarios para la actividad de la empresa, o tienen carácter personal o suntuario, pueden perder el beneficio de deducción fiscal y generar contingencias frente a la DIAN.
¿Los viáticos ocasionales constituyen salario?
No. Según el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos ocasionales no constituyen salario en ningún caso, sin importar el concepto que cubran.
¿Cómo se actualizan los viáticos cada año?
Muchas empresas privadas ajustan sus políticas de viáticos tomando como referencia la UVT vigente y el porcentaje de incremento que el Gobierno aplica anualmente a la escala de viáticos de los empleados públicos, aunque no estén obligadas legalmente a seguir esa escala.
Conclusión
Los viáticos son una herramienta necesaria para empresas con personal que se desplaza, pero requieren una política clara que distinga entre viáticos permanentes y ocasionales, y que identifique qué conceptos constituyen salario. Revisar estas reglas cada año, junto con la UVT vigente, y evaluar alternativas como el renting corporativo para reducir los viáticos de transporte, ayuda a mantener esta partida bajo control.
Natali Jaramillo
Analista Desarrollo de Productos y Servicios en la Gerencia Producto de Renting Colombia. Desde Producto participa en la construcción de propuestas de valor, herramientas y contenidos que fortalecen la oferta y acompañan la evolución del portafolio de la compañía. Su trabajo conecta análisis, entendimiento del cliente y soluciones de movilidad pensadas para responder a realidades operativas concretas. En esa línea, ha trabajado especialmente en el desarrollo de contenidos y propuestas para el sector agro, buscando traducir sus retos en soluciones con mayor respaldo, continuidad y cercanía.
