Guía: la importancia del control de gastos para tu empresa

Aprender sobre el control de gastos es crucial para que un negocio sobreviva. En esta guía, descubrirás qué son los gastos, cómo controlarlos, los diferentes tipos de gastos y cómo puedes empezar a administrarlos mejor hoy mismo.

¿Qué son los gastos?

Un gasto es un costo en el que una empresa incurre para generar ingresos.

Los gastos incluyen los salarios de los empleados, costos de publicidad, gastos de impuestos, seguros, agua y electricidad, papelería, combustible y cualquier otro artículo, actividad o activo que pueda clasificarse como necesario para el funcionamiento del negocio.

Todos los gastos incurridos por una empresa durante un período contable en particular se tratan como un gasto y se registran en un estado de resultados.

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es la forma en la que una empresa piensa y realiza un seguimiento de los gastos, desde decidir cuánto se debe gastar hasta aprobar, informar y auditar todos los gastos de actividades comerciales.

Beneficios del control de gastos

Mantener tus gastos organizados tiene múltiples beneficios para tu negocio. Te ayuda a:

• Cumplir con la ley

• Permite mejorar la salud financiera de la empresa al tener una visión precisa de los gastos.

• Te ayuda a desarrollar mejores relaciones con los proveedores gracias a una visión más precisa de los suministros que tu empresa necesita.

• También puedes usar esa información para mejorar tus productos y servicios al saber dónde puedes redirigir el gasto de manera segura mientras mantienes las operaciones comerciales generales.

Tal vez te interese leer: Movilidad laboral: ¿qué es y cómo se programa?

¿Cuáles son los costos de una empresa?

Hay varios tipos de costos. La forma más común de categorizarlos es en operativos frente a no operativos y fijos frente a variables.

¿Cómo llevar control de gastos en una empresa?

1. Crea y apégate a un presupuesto

Debes tener un presupuesto que cubra todos tus gastos esperados y deje espacio para cualquier costo inesperado.

Debes ser realista y revisar periódicamente para asegurarte de que todavía tiene sentido para tu situación financiera actual. Se puede hacer un presupuesto observando cada categoría de gasto y comprendiendo sus hábitos de gasto.

2. Mantén un registro detallado para el control egresos e ingresos

La gestión eficaz del flujo de caja es fundamental para la supervivencia del negocio. Por lo tanto, es importante reducir el intervalo de tiempo entre los gastos y la recepción de los ingresos para garantizar que siempre se tenga el efectivo necesario para pagar los costos comerciales.

• Define una política de crédito que establezca claramente las condiciones de pago estándar; consulte facturación y condiciones de pago.

• Emite facturas con prontitud y sigue los pagos pendientes con regularidad; asegúrate de que los clientes paguen a tiempo.

• Negocie depósitos o pagos escalonados para grandes contratos.

• Administre bien los suministros. Puede solicitar a sus proveedores plazos de crédito extendidos. Ofrecer incentivos a sus proveedores, como pedidos grandes o regulares, puede ayudar, pero asegúrate de tener un mercado para los pedidos que está realizando.

3. Utiliza el presupuesto de base cero
Una forma de mantener un control estricto de los gastos en una empresa es utilizar un presupuesto de base cero. Tradicionalmente, las personas crean presupuestos basados ​​en el presupuesto anterior. 

La presupuestación de base cero comienza el presupuesto para cada nuevo período desde una base cero. Luego, esto se revisa con los presupuestos anteriores y se pondera con las necesidades de gasto actuales.

4.Reduce el tamaño de tu espacio de oficina

Es posible que esto no se aplique a todos los negocios, pero es un buen consejo actual. Puede que no sea necesario tener constantemente a todos tus empleados en la oficina. Por lo tanto, puede ahorrar una gran parte de sus gastos si se reduce a una oficina más pequeña con un alquiler más bajo.

5. Digitaliza el seguimiento de costos

El seguimiento de los gastos es solo una de las muchas funciones que debes buscar en una aplicación para llevar las cuentas. Con facturas, pagos, créditos y otra información financiera en un solo lugar, es fácil realizar un seguimiento de tus empleados y clientes. 

No importa cuán organizados sean tus empleados y el departamento de finanzas, ocurren errores y se pierden los recibos. Te recomendamos tres aplicaciones que puedes utilizar desde hoy mismo:

QuickBooks
Es el líder de la industria de software de contabilidad para pequeñas empresas, por lo que es fácil encontrar un contador o tenedor de libros que lo respalde. Sus múltiples niveles de servicio también pueden escalar fácilmente con su empresa. También se puede acceder a QuickBooks Online, la versión basada en la nube, desde cualquier lugar.

Xero
Es fácil de usar, rico en funciones y ampliamente respaldado por los contadores. A diferencia de algunos competidores, no impone ningún límite en la cantidad de usuarios que puede agregar.

Zoho Books
Zoho Books ofrece muchas funciones útiles a un precio asequible, incluida una opción gratuita para empresas que generan menos de US$ 50,000 por año. También cuenta con prácticas herramientas de automatización para que puedas, por ejemplo, enviar notificaciones por correo electrónico cuando un empleado crea una factura que supera una cierta cantidad.

Para terminar: lo principal que los dueños de negocios tienden a pasar por alto son los pequeños artículos que pagan en efectivo o con una tarjeta débito, de su propio bolsillo, cosas como tarifas de taxi, almuerzos o cafés cuando viajan.

¡Que no te pase! Toma en cuenta nuestros consejos y aplícalos hoy mismo.

¿Te suena?

Tu empresa puede tener transporte sostenible.

¡Quiero saber más!